Nierozłącznym elementem większego bądź mniejszego biznesu jest przepływ informacji od pracownika do szefostwa i odwrotnie. Aby to było możliwe korzysta się z nowoczesnych kanałów komunikacji jak połączenia komórkowe, wiadomości SMS lub komunikatory internetowe, umożliwiające stworzenie grupowej konwersacji. Jednak nic tak skutecznie nie działa jak bezpośrednia słowna wymiana dwóch lub więcej osób twarzą w twarz. Ma to przewagę nad elektronicznym środkiem przekazu, ponieważ pozwala precyzyjniej przekazać swój komunikat, używając między innymi mowy ciała, która stanowi ponad dziewięćdziesiąt procent sukcesu w rozmowie.
W przedsiębiorstwach takie rozmowy przybierają różne formy. Czasem są to luźne pogawędki przy ekspresie do kawy, kiedy indziej indywidualne spotkania z pracownikami na dywaniku u szefa. Jednak gdy mowa o obradach, które skupiają większą grupę ludzi, używamy terminu konferencja. Potrzebna jest do tego wystarczająca do zebrania kilku, a nawet kilkudziesięciu osób, by komunikat mógł dotrzeć do każdej z nich. Nie każda firma posiada przystosowaną do tego salę, ponieważ ze względu na wielkie koszta nieruchomości, przestrzeń wykorzystuje się ustalając priorytety, a z pewnością dobrze wyposażona i bogato umeblowana sala konferencyjna nie należy do nich.
Rozwiązaniem są specjalne hotele na konferencje Kraków posiada bogatą ich bazę. Służą one nie tylko do dyskutowania między innymi strategii przedsiębiorstwa, ale także w między czasie do odpoczynku. Najlepszy do uwzględnienia tego drugiej czynności w programie wyjazdu konferencyjnego byłby z pewnością hotel na Mazurach.
